超越習慣追蹤：Bika.ai 如何以自動化提升工作流程，助您建立恆常習慣與例行公事
建立習慣與例行公事的挑戰
對於專業人士而言，建立及維持正面的習慣與有效的例行公事，對提升生產力及身心健康至關重要。然而，這往往充滿挑戰。首先，時間不足是一大難題。忙碌的工作行程使得專業人士難以撥出足夠時間，去養成及鞏固新習慣。例如，經常需要加班或應付突發工作任務，導致原本計劃好的閱讀、運動等習慣難以落實。
其次，動機容易起伏不定。在養成習慣的初期，人們通常充滿熱情，但隨著時間推移，新鮮感逐漸消失，動機也會跟著下降。像是每天早起學習新技能，一開始可能很積極，但幾周後可能就會因為疲倦或看不到立即成效而打退堂鼓。
再者，容易忘記步驟。複雜的例行公事或習慣養成計劃，包含眾多步驟，很容易讓人在忙碌中遺忘。例如，一個專案經理在管理專案時，除了日常工作，還要兼顧與不同團隊成員的溝通、文件整理等例行公事，很可能會忘記某些重要的溝通環節。
最後，將新習慣融入繁忙的工作流程也是一大挑戰。新習慣需要時間去適應，而工作流程的緊湊性使得這一過程變得困難重重。例如，想要養成每天早上花半小時整理工作待辦事項的習慣，但早上往往已經被會議和緊急工作占據，難以插入這一新習慣。
數位工具的出現，為解決這些問題帶來了希望。它們可以幫助專業人士更有效地管理時間、提醒任務，以及追蹤習慣養成的進度。
:::: key-takeaways ::::
- 專業人士在建立及維持習慣與例行公事時，常面臨時間不足、動機起伏、忘記步驟及難以融入工作流程等挑戰。
- 數位工具可作為克服這些挑戰的有效手段。
- 養成習慣的過程中，動機容易隨時間下降，影響習慣的持續性。
- 將新習慣融入繁忙工作流程，需要克服工作的緊湊性及既有模式。 ::::
介紹習慣追蹤器與例行公事應用程式
近年來，習慣追蹤器及例行公事應用程式如雨後春筍般湧現。這些應用程式旨在幫助使用者養成良好習慣、建立有效的例行公事，並提升整體生產力。
當人們搜尋「最佳習慣追蹤器應用程式」或「最佳例行公事應用程式」時，通常期望找到具備以下功能的工具。首先是追蹤完成情況，使用者可以輕鬆標記習慣或例行公事是否完成，以便清楚掌握進度。例如，Streaks（https://streaksapp.com/）就提供了簡單直觀的完成追蹤功能，使用者可以透過點擊按鈕，快速記錄每天的習慣完成狀態。
其次是連續完成次數（streaks）的追蹤。這一功能可以激勵使用者保持連續完成習慣的動力，看到自己的努力成果。像是HabitNow（https://habitnowapp.com/），它會以圖表形式呈現使用者的連續完成次數，讓使用者更有成就感。
提醒功能也是不可或缺的。它能幫助使用者在忙碌中不忘記完成習慣或例行公事。Way of Life（https://wayoflifeapp.com/）可以設定多種提醒方式，如通知、鬧鈴等，確保使用者不會錯過任何重要的習慣養成時刻。
此外，目標設定功能讓使用者可以根據自己的需求和期望，設定具體的習慣養成目標。Habitify（https://habitify.me/）提供了詳細的目標設定選項，使用者可以設定時間、次數等不同類型的目標。
Habitica（https://habitica.com/）則以遊戲化的方式，將習慣養成變得更有趣。使用者完成習慣或例行公事可以獲得經驗值、金幣等獎勵，提升養成習慣的動機。
簡單追蹤的限制
儘管傳統的習慣追蹤器和例行公事應用程式在追蹤習慣完成方面表現出色，但對於專業人士的複雜需求，或與「計劃溝通計劃」相關的工作流程而言，仍存在不足之處。
這些工具主要著重於追蹤習慣的完成與否，卻無法自動化那些支持習慣養成或作為例行公事工作流程一部分的任務或外部流程。例如，在專案管理中，除了追蹤每日的工作任務完成情況，還需要自動化一些溝通流程，如定期向團隊成員發送進度更新郵件、安排會議等。但一般的習慣追蹤器無法做到這一點，使用者仍需手動完成這些工作，這在忙碌的工作中容易被忽略，從而影響整個專案的進度。
此外，對於涉及多個利益相關者的工作流程，如「計劃溝通計劃」中的各種活動，簡單的習慣追蹤器難以管理複雜的溝通策略、責任分配及時間安排。它們缺乏全面的規劃和協調功能，無法滿足專業人士在實際工作中的需求。
習慣與例行公事的主動式自動化：Bika.ai 的計劃溝通計劃模板
Bika.ai 提出的主動式自動化概念，為超越簡單的習慣追蹤提供了新的途徑。其中，「計劃溝通計劃」模板更是一大亮點。
💡 為什麼要使用計劃溝通計劃
這個「計劃溝通計劃」模板是專案的關鍵利器。它是一份策略性文件，可確保在整個計劃生命周期中，都能保持清晰有效的溝通。透過勾勒出溝通策略、策略及責任，它能讓所有利益相關者都獲得充分的資訊，並積極參與其中。從而告別混亂，迎來一個協作且透明的工作環境。
👉 模板如何運作
該模板透過定義關鍵訊息、目標受眾、溝通渠道及傳播時間表來運作。它整合了多個資料庫，以管理溝通計劃的各個方面。例如，「群組」資料庫用於追蹤參與計劃的不同群組，而「人員」資料庫則管理個人的詳細資訊。「溝通活動」資料庫則概述了特定的溝通活動及其相關詳情。
🎯 如何使用
要使用此模板，首先需在「群組」資料庫中填入相關群組。然後，在「人員」資料庫中添加個人的詳細資訊。最後，在「溝通活動」資料庫中定義溝通活動，包括活動名稱、相關文件、受眾、主要目的、日期、渠道、所有者、批准及描述。
👉 誰應該使用此模板
此模板非常適合專案經理、團隊領導者，以及任何參與專案管理和溝通的人員。它能確保所有利益相關者都在同一頁面上，使專案順利進行。
⭐ 此模板的主要特點
- 全面的溝通規劃：勾勒出有效溝通所需的策略、策略及責任。
- 利益相關者參與：讓所有利益相關者在整個專案中都能獲得資訊並參與其中。
- 多個資料庫：以有組織的方式管理群組、人員和溝通活動。
- 可自訂：可根據專案的特定需求調整模板。
🔧 常見問題
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如何更新溝通活動？ 只需導航到「溝通活動」資料庫，並對活動詳細資訊進行必要的更改。
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我可以在資料庫中添加更多欄位嗎？ 是的，您可以根據專案的特定需求，透過添加其他欄位自訂資料庫。
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如果我需要更改溝通活動的目標受眾怎麼辦？ 在「溝通活動」資料庫中編輯「受眾」欄位，以更新目標受眾。
以專案管理軟體選擇為例，使用「計劃溝通計劃」模板可以自動化與不同供應商的溝通流程，包括發送詢價郵件、安排演示會議等。在團隊合作會議方面，模板可以提前自動通知參會人員會議時間、地點及議程，並在會議結束後自動發送會議紀要。對於客戶演示，它能協助安排演示時間、提醒相關人員準備演示材料，並在演示後自動收集客戶反饋。
在風險管理工作坊中，模板可以自動通知相關人員參加工作坊，並在工作坊結束後，自動跟蹤風險管理措施的執行進度。在利益相關者更新會議上，它能提前準備好更新資料，自動通知利益相關者參會，並在會議後整理反饋意見。專案事後分析時，模板可以自動收集各團隊成員的分析報告，並整合生成全面的事後分析報告。
這些自動化功能，正是簡單的習慣追蹤器所欠缺的。它們幫助專業人士將更多精力放在核心工作上，而不是耗費在重複的溝通和流程管理上，從而更好地支持習慣和例行公事的建立。
對於專業人士而言，此模板在實現一致性目標方面具有顯著優勢。它能自動化許多瑣碎但重要的工作流程，讓專業人士更專注於養成良好的工作習慣，如定期與團隊成員溝通、按時完成專案階段性任務等。
立即試用 計劃溝通計劃模板。
打造您的個人一致性工具組
對於專業人士來說，選擇合適的工具至關重要。在某些情況下，一個專用的習慣追蹤器就已足夠。例如，當您只是想養成一些簡單的個人習慣，如每天喝足夠的水、定時運動等，這些習慣不涉及複雜的工作流程或多個利益相關者，此時像Streaks這樣的習慣追蹤器就能滿足需求。
然而，當涉及到工作中的例行公事，尤其是與「計劃溝通計劃」相關的複雜工作流程時，「計劃溝通計劃」模板或類似的主動式自動化工具就顯得至關重要。例如，在管理一個大型專案時，需要協調多個團隊、與不同的利益相關者溝通，此時模板的自動化功能可以大大提高工作效率，確保各項溝通和工作流程按時、有序進行。
事實上，習慣追蹤器和「計劃溝通計劃」模板可以相互配合。習慣追蹤器可以用來追蹤個人在工作流程中的習慣養成，如是否按時完成每日的工作任務清單；而「計劃溝通計劃」模板則負責自動化那些支持工作流程的溝通和管理任務。這樣一來，專業人士既能透過習慣追蹤器培養良好的工作習慣，又能借助模板的自動化功能，提升整個工作流程的效率。
結論：為專業人士打造更聰明的習慣養成方式
從簡單的習慣追蹤到利用主動式自動化獲得更深入的支持，這是專業人士在養成習慣和建立例行公事過程中的重要轉變。「計劃溝通計劃」模板作為Bika.ai主動式自動化的傑出代表，為專業人士在建立一致性和實現目標方面提供了巨大的價值。
它不僅能自動化複雜的工作流程，還能讓所有利益相關者保持同步，營造一個高效、透明的工作環境。鼓勵專業人士探索Bika.ai，以自動化更多支持個人及職業發展的工作流程，包括與習慣相關的任務。
常見問題
Q: 何時應該使用習慣追蹤器，何時該使用「計劃溝通計劃」模板？ A: 若只是養成簡單的個人習慣，不涉及複雜工作流程或多個利益相關者，習慣追蹤器即可滿足需求。但當涉及工作中的複雜例行公事，尤其是與「計劃溝通計劃」相關的流程，則需使用「計劃溝通計劃」模板。
Q: 「計劃溝通計劃」模板可以自訂嗎？ A: 可以。此模板具有可自訂性，您能根據專案的特定需求，在資料庫中添加更多欄位等，以調整模板。
Q: 如何更新「計劃溝通計劃」模板中的溝通活動？ A: 只需導航到「溝通活動」資料庫，對活動詳細資訊進行必要的更改即可。
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