習慣トラッカーを超えて：自動化による効率的な契約管理と習慣形成

Bika

May 30, 2020

2 min read

習慣とルーチンの構築における課題

職場で活躍する人々にとって、一貫した習慣と効果的なルーチンを構築することは、生産性と幸福感の向上に欠かせない要素です。しかし、実際にはこれらを確立し維持することは困難なことが多いです。まず、時間の不足が大きな障害となります。忙しい日常業務の中で、新しい習慣を取り入れる余裕がないことが多いのです。また、モチベーションが低下することも問題です。何週間も続けた習慣が、ある日突然続けられなくなってしまうことがあります。さらに、習慣のステップを忘れたり、複雑なワークフローに習慣を組み込めなかったりすることも、習慣形成を妨げる要因となります。

こうした課題を克服するために、デジタルツールが有効な手段となり得ます。デジタルツールを使えば、習慣のトラッキングやリマインド、ルーチンの計画立てが容易になり、習慣形成をサポートすることができます。

習慣トラッカーとルーチンアプリの紹介

近年、習慣トラッキングやルーチン計画を支援するアプリが多数登場しています。これらのアプリは、様々な機能を備えており、ユーザーのニーズに応えることができます。例えば、習慣の完了をトラッキングし、連続して完了した日数（ストリーク）を表示する機能や、目標設定やリマインド機能などが一般的です。

ユーザーは、「最高の習慣トラッカーアプリ」や「最高のルーチンアプリ」といったキーワードで検索し、自分に最適なアプリを探しています。代表的な習慣トラッカーアプリとしては、Streaks、HabitNow、Way of Life、Habitify、Habitica などがあります。これらのアプリは、それぞれ独自の特徴を持ち、ユーザーは自分のニーズに合わせて選択することができます。

シンプルなトラッキングの限界

しかし、伝統的な習慣トラッカーやルーチンアプリには限界があります。特に、職場での複雑なニーズや、「銷售合同自動化管理」に関連するワークフローにおいては、その限界が顕著になります。これらのアプリは主に習慣の完了をトラッキングするだけで、タスクや外部プロセスを自動化することはできません。つまり、習慣をサポートする作業や、ルーチンの一部を自動化することができないのです。

例えば、営業や財務のチームにとって、契約管理や支払い追跡などの作業は、習慣やルーチンの一部として重要です。しかし、一般的な習慣トラッカーアプリでは、これらの作業を自動化することができません。このように、単なるトラッキングだけでは、職場での複雑なニーズを満たすことができません。

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習慣とルーチンのためのプロアクティブ自動化：Bika.aiの「銷售合同自動化管理」テンプレート

Bika.aiは、このような限界を克服するため、プロアクティブな自動化を提供します。その代表的な例が、「銷售合同自動化管理」テンプレートです。

このテンプレートは、支払い管理の重要な要素を統合し、集中的なプラットフォームを提供します。財務チームは、提携先顧客の支払い状況をリアルタイムで監視することができ、資金回収を加速し、キャッシュフロー管理を最適化することができます。

テンプレートの機能

自動化：毎週月曜日に、30日以内に期限切れになる契約を自動的にまとめ、また、週の未払い金額を自動的にまとめます。
顧客情報：提携先顧客の基本情報、連絡先情報や過去の取引データを記録します。
販売契約：すべての販売契約の詳細、契約条件、金額、支払い条件を管理します。
売掛金計画：売掛金のスケジュールを計画し、追跡して、適時回収を保証します。
請求情報：請求書の詳細情報、請求書番号、金額、請求日を記録します。

テンプレートの使用方法

テンプレートのインストール：あなたのスペースにこのテンプレートをインストールします。
内容の入力：顧客情報管理はフィールド情報に従って完了し、契約番号と請求情報は関連カラムなので、ここでは入力する必要はありません。
支払い計画の記載：顧客の実際の支払い計画に基づいて、見積もり支払日と計画を記載し、実際の受け取り金額をリアルタイムで更新します。今週の支払い予定額も、「今週の売掛金」の内容に基づいて自動的にまとめられます。
販売契約と請求情報の更新：実際の状況に応じて、販売契約と請求情報シートを更新します。
自動化の設定：「今週の支払い予定の要約」の自動編集画面に移動し、自動トリガーとメール送信先を変更することができます。
自動化のテスト：自動化の詳細ページで「今すぐ実行」ボタンをクリックして、自動化を手動で実行し、メールボックスにレポートが届くかどうかを確認します。
自動化の有効化：自動化の詳細ページで「有効化」ボタンをクリックして、自動化を開始します。自動化は毎週水曜日の午前10時に実行され、今週の支払いが必要な詳細リストを送信します。

このテンプレートは、特に営業と財務チーム向けに設計されており、売掛金の追跡の効率と正確性を高めることができます。特に、複数回の分割払いを伴う契約台帳の管理に役立ち、各契約の実際の金額と予想金額を明確に記録することで、キャッシュフロー管理を最適化することができます。

例えば、契約の期限切れや未払い金額の自動通知があることで、担当者は適切な対応を迅速に行うことができます。これにより、支払いの遅延や契約の不履行を防ぐことができ、業務のスムーズな進行に役立ちます。このように、「銷售合同自動化管理」テンプレートは、単なる習慣トラッキングではできない「行動」の自動化を実現し、職場での習慣やルーチンの構築をサポートするのです。

銷售合同自動化管理テンプレートを試して、自動化による効率的な業務管理を体験してみてください。

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Try the 銷售合同自動化管理 Template

あなた独自の一貫性のスタックを構築する

職場で活躍する人々は、どのようなツールを選ぶべきでしょうか。単純な習慣トラッカーで十分な場合もあれば、「銷售合同自動化管理」テンプレートのようなプロアクティブな自動化が不可欠な場合もあります。

例えば、個人的な健康習慣や読書習慣をトラッキングする場合は、一般的な習慣トラッカーアプリで十分な場合が多いです。しかし、営業や財務の業務においては、契約管理や支払い追跡などの複雑な作業が含まれるため、自動化が必要となります。このような場合、「銷售合同自動化管理」テンプレートが有効な選択肢となります。

また、これらのツールは連携して使用することもできます。例えば、習慣トラッカーアプリで営業活動の習慣をトラッキングし、「銷售合同自動化管理」テンプレートで関連する業務を自動化することで、より一貫した作業を実現することができます。

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