AIカレンダーを超えて：顧客サービスの生産性を最大化するための自動化ワークフロー

Bika

May 29, 2020

3 min read

ターゲットの生産性の課題とAIカレンダーの台頭

今日の職場では、特に[対象者]にとって、複雑なスケジュールと作業フローを管理することは絶え間ない課題です。単純なデジタルカレンダーでは、多くの場合、これらのニーズを十分に満たすことができません。[対象者]は、顧客とのミーティングのスケジューリング、タスクの優先順位付け、さらにはチームメンバーとのスムーズなコミュニケーションの維持など、多くのことを同時に行わなければなりません。これらの作業を手動で管理することは、時間がかかり、ミスが発生しやすく、最終的には生産性を低下させる可能性があります。

ここでAIの登場です。AI技術は、これらの課題を解決し、スケジューリングとタスク管理を簡素化するための革新的なソリューションを提供しています。AIカレンダーの概念は、この進化の最先端に位置しています。AIカレンダーは、従来のカレンダーとは異なり、ユーザーのパターンや予定を学習し、スケジュールの最適化やタスクの自動割り当てを行うことができます。これにより、ユーザーはより賢明に時間を使い、重要なタスクに集中することができます。

専用のAIスケジューリングアシスタントの登場、キーワードの言及、競合他社の紹介

AIカレンダーの概念が普及するにつれて、専用のAIスケジューリングアシスタントが登場し始めました。これらのツールは、スケジューリングに特化し、ユーザーが「ai schedule maker」や「best ai scheduling assistant」などのキーワードで検索したときに見つけることができます。代表的なツールとしては、Motion、Reclaim AI、Scheduler AIなどがあります。

これらのAIスケジューリングアシスタントは、通常、以下のような機能を備えています。

自動スケジューリング：ユーザーの予定やタスクを分析し、最適なスケジュールを提案します。
タスク管理：タスクの作成、割り当て、追跡をサポートし、ユーザーがタスクの進捗を把握できるようにします。
統合機能：他のツールやサービスとの統合が可能で、ユーザーは1つの場所で複数のアプリケーションを管理できます。

これらの機能により、AIスケジューリングアシスタントは、[対象者]がスケジュールとタスクをより効率的に管理するのに役立ちます。

スケジューリング以外への目線、[対象者]にとっての限界について考察

しかし、専用のスケジューリングツールにも限界があります。特に、[対象者]が直面する複雑なタスクやデータワークフローの自動化には、不十分な場合があります。たとえば、顧客サービスの分野では、顧客の問い合わせを追跡し、担当者に割り当て、タイムリーな対応を保証する必要があります。これらのタスクは、単なるスケジューリングだけでは対応できません。

また、スケジューリングツールは主に個人的な予定やタスクを管理するために設計されており、チーム全体の作業フローやビジネスプロセスの自動化には不向きな場合があります。

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Bika.aiの「顧客サービス管理」テンプレートに焦点を当てる

Bika.aiは、これらの限界を克服するため、積極的な自動化コンセプトを提供しています。その中でも、「[顧客サービス管理]」テンプレートは、[対象者]にとって特に有益なソリューションです。

「顧客サービス管理」テンプレートのなぜ使うべきか

このテンプレートは、顧客のワークオーダー追跡、ワークオーダー割り当て、ワークオーダーのタイムアウト警告、顧客情報管理などの機能を統合した包括的なソリューションを提供します。主な利点は以下の通りです。

自動割り当て：ワークオーダーフォームのリンクやQRコードを顧客に共有することができます。顧客がワークオーダーを提出すると、自動割り当て機能が担当者を自動的に割り当て、手動操作を減らし、コストを削減し、サービスの処理速度を向上させます。
タイムアウト警告：ワークオーダーの処理がタイムアウトすると、自動的に警告が発せられ、顧客の問題が迅速に対応されることが保証され、顧客満足度が向上します。

また、社員にとっては、自動化と個別化されたワークスペース機能により、自分のタスクと責任をより効率的に管理し、サービスの処理速度を高めることができます。企業にとっては、このテンプレートを選択することで、より専門的かつ効率的な顧客サービスプロセスを管理し、顧客に卓越したサービス体験を提供することができます。

テンプレートの機能

自動化：
- ワークオーダー自動割り当て：新しいワークオーダーが発生すると、当番表に基づいて自動的に担当者が割り当てられます。これにより、タスクが迅速に割り当てられ、応答速度とサービス品質が向上します。
- ワークオーダータイムアウト警告：毎日9:00に、「タイムアウト」と判定されたサービスワークオーダーがSlackチャンネルに集計され、チームメンバーに通知されます。
個人用ワークスペース：
- 個人タスク統計：ダッシュボード形式で、個人が担当するワークオーダータスクを集約して表示します。
- 自分が担当する承認ワークオーダー：自分の名前の下にある承認を担当するワークオーダーのみを表示します。
- 自分が担当する処理ワークオーダー：自分の名前の下にある処理を担当するワークオーダーのみを表示します。
- サービスワークオーダー入力：ユーザーや顧客に共有できるワークオーダーフォームで、収集した情報は「サービス」テーブルに集約されます。
バックエンド管理：
- サービス：すべてのサービスワークオーダーの基本情報を記録し、保存します。ワークオーダー申請時間、サービスタイプ、責任者、主管、承認意見、サービス担当者、処理時間、ワークオーダー状態判定などの情報が含まれます。
- 顧客情報：顧客の基本連絡先情報、購買情報などを管理し、サービスと関連付けることができます。これにより、各顧客の購買とサービス状況を直感的に把握できます。
- サービス当番人員：当番人員を管理し、自動化による担当者割り当てに必要な人員情報を提供します。

テンプレートの使用手順

1. 基本データの入力

「サービス当番人員」テーブルに、ワークオーダーを担当するチームメンバーを追加します。これにより、自動化プロセスで担当者を順番に割り当てることができます。
「顧客情報」テーブルに、既存の顧客資料を一括インポートするか、手動で新しい顧客情報を追加します。

2. ワークオーダー入口の共有

フォームリンク/QRコードの取得：「サービスワークオーダー入力」フォームに入り、「共有」ボタンをクリックして、公式サイトに埋め込めるリンクやQRコードを生成します。また、直接メールやSMSで顧客に送信することもできます。
顧客の自主的な提出：顧客がフォームを記入し、送信すると、情報が「サービス」テーブルにリアルタイムで同期され、手動の中継作業が不要になります。

3. 「サービスワークオーダー自動割り当て担当者」自動化の設定

新しいワークオーダーが提出されると、自動化が当番人員を自動的に割り当て、スマートタスクを作成します。調整が必要な場合は、トリガー条件を設定し、スマートタスクの通知を設定することができます。

4. ワークオーダータイムアウト警告の設定（Slackを例として）

ステップ1：「ワークオーダータイムアウト警告」自動化の編集画面に入り、「Slackにメッセージを送信」の実行ツールを見つけ、Slackで作成したwebhook URLを貼り付けます（DingTalk/企業微信/Feishuの操作も同様です。webhook URLの取得方法については、Slack、DingTalk群ロボット、企業微信の群ロボット、Feishu群ロボットを参照してください）。
ステップ2：タイムアウトルールのカスタマイズ（現在は24時間のタイムアウトが設定されています。「タイムアウト」を24時間から12時間に調整する場合は）：「サービス」テーブルに入り、「タイムアウト判定」の式フィールドを見つけ、判定論理を変更します（例：if(and({処理状態}!="Completed",{サービス処理時間(時間)}>12),"🔴Timeout",blank())）。
ステップ3：自動化を有効にし、テストを行います。「すぐに実行」をクリックして、Slackがタイムアウトしたワークオーダーの集計通知を受け取